Diese 4 E-Mail Automatisierungen brauchst du

Automatisierte E-Mail Kampagnen generieren im Online-Handel 47% des Umsatzes – und das obwohl sie lediglich 3 % des gesamten E-Mail-Volumens ausmachen (Quelle: Omnisend Studie 2024). Denn wer auf E-Mail-Automationen setzt, verschickt nicht einfach nur Nachrichten, sondern liefert zur richtigen Zeit exakt den Content, den der Empfänger bzw. die Empfängerin wirklich sehen will.

Von der ersten Willkommensmail bis zur Reaktivierung inaktiver Kontakte: Automationen übernehmen nicht nur lästige Routineaufgaben, sondern bauen Beziehungen auf, steigern Conversions und schaffen Vertrauen. Und das ganz automatisch.

Für dich ist das Thema neu oder dir fehlen die Ideen, welche Anwendungsfälle du konkret bei dir im Unternehmen umsetzen kannst? Wir stellen dir heute 4 Best-Practices für automatisierte E-Mail Kampagnen vor. Schlau gemacht haben wir uns bei Funnel Projects.

Warum E-Mail-Automationen für deine Zielgruppe unverzichtbar sind

E-Mail-Automationen sind weit mehr als ein „digitaler Assistent“ im Hintergrund. Sie sind ein strategisches Werkzeug, das deinem Business Struktur, Effizienz und Wachstum verleiht. Richtig eingesetzt machen sie aus anonymen Leads treue Kund:innen und aus einmaligen Käufen langfristige Beziehungen.

Dabei bringen sie nicht nur messbaren Mehrwert für deine Conversion-Ziele, sondern bieten auch deinen Kontakten eine personalisierte, relevante und zeitlich perfekt abgestimmte Customer Experience.

Durch gezielte Automationen schaffst du zum einen Vertrauen, weil deine Kommunikation zuverlässig, konsistent und relevant ist. Gleichzeitig positionierst du dich als Expert:in, indem du mit durchdachten Inhalten punktest und baust ein System auf, das dein Marketing skalierbar macht. Selbst wenn du gerade im Urlaub bist oder am nächsten Projekt arbeitest, laufen deine Kampagnen im Hintergrund einfach weiter.

Die 6 stärksten Vorteile im Überblick:

1. Kontinuität schafft Vertrauen
Automationen stellen sicher, dass deine Zielgruppe regelmäßig von dir hört – ganz ohne Stress für dich. Diese Verlässlichkeit fördert nicht nur den Wiedererkennungswert deiner Marke, sondern sorgt auch für ein Gefühl von Wertschätzung auf Seiten deiner Kontakte. Besonders wirkungsvoll sind offene Fragen oder Mini-Umfragen zur direkten Interaktion.

2. Relevanz durch Personalisierung
Statt Massenmails verschickst du hochgradig individualisierte Inhalte, abgestimmt auf Interessen, Verhalten oder Phasen der Customer Journey. Das zeigt: Du verstehst die Bedürfnisse deiner Kontakte. Das Ergebnis sind höhere Öffnungsraten, mehr Klicks und langfristige Kundenbindung. Mit Tools wie ActiveCampaign oder HubSpot kannst du sogar anhand von Website- oder E-Mail-Verhalten automatisiert passende Inhalte ausspielen.

3. Informationen finden deine Kund:innen – nicht umgekehrt
Deine Kontakte müssen nicht mehr selbst nach Infos suchen. Sie erhalten genau das, was sie brauchen, direkt in ihr Postfach: ob Produktupdates, relevante Blogartikel oder exklusive Angebote. Das reduziert Reibung in der Kommunikation und erhöht die Abschlusswahrscheinlichkeit.

4. Timing ist alles
Ein Lead lädt dein Freebie herunter? Drei Minuten später erhält er die passende E-Mail mit Hinweisen zur Nutzung. Oder jemand bricht den Kauf ab? Eine Stunde später landet eine Reminder-Mail mit einem kleinen Bonus im Postfach. Das perfekte Timing ist enorm wichtig, um aus Interesse Umsatz zu machen.

5. Beziehungspflege über den Verkauf hinaus
Automatisierte E-Mails sind mehr als Verkaufsinstrumente. Sie erzählen Geschichten, laden zum Dialog ein und geben deiner Marke Persönlichkeit. So baust du Beziehungen auf, die auf Vertrauen, Wiedererkennung und echtem Mehrwert basieren und nicht nur auf dem nächsten Sale.

6. Umsatz auf Autopilot
Ob Freebie-Funnel, Produkt-Launch oder Evergreen-Webinar: Mit den richtigen Funnel-Automationen kannst du Leads systematisch qualifizieren und Angebote automatisiert verkaufen. So entstehen digitale Verkaufskanäle, die skalieren, während du dich auf dein Kerngeschäft konzentrierst. Kombiniere z.B. eine Leadmagnet-Automation mit einer anschließenden Verkaufsstrecke. Das erzeugt Flow und spart Werbebudget.

4 Best Practices für automatisierte E-Mail Kampagnen

1. Willkommenssequenz nach der Newsletter-Anmeldung

Der Moment direkt nach der Newsletter-Anmeldung ist entscheidend. Deine neuen Abonnent:innen sind neugierig, offen und aufnahmebereit. Eine gut durchdachte Willkommenssequenz sorgt dafür, dass du genau jetzt punktest: mit Persönlichkeit, Mehrwert und einem klaren Versprechen, was sie künftig erwartet. Indem du deine Leads weiter qualifizierst, z. B. über Klickverhalten oder Interessen, legst den Grundstein für spätere Conversions, ohne direkt zu werblich zu erscheinen.

Für die E-Mail Automatisierungen nutzen wir bei der 121WATT ActiveCampaign. Alle im Folgenden gezeigten Strecken können aber in allen gängigen CRM- und E-Mail-Marketing-Tools (z. B. Cleverreach, Klaviyo, Milchimp oder Hubspot) umgesetzt werden.

E-Mail 1: Herzlich willkommen!

• Begrüßung und Dank für die Anmeldung
• Einführung in deine Themenwelt („Was erwartet dich?“)
• Optional: Willkommens-Goodie wie ein Rabattcode, Freebie oder ein exklusives Video

E-Mail 2: Ein starker erster Mehrwert

• Top-Tipp, Checkliste oder Tool-Empfehlung, passend zur Zielgruppe
• Kurze Story oder Case-Study aus deiner Praxis
• Wecke Neugier auf die nächste Mail

E-Mail 3: Interaktion und Nähe

• Fordere zur Rückmeldung auf („Was beschäftigt dich aktuell?“)
• Gib einen kleinen Blick hinter die Kulissen deines Unternehmens
• Erkläre, wie häufig du dich melden wirst – und mit welchem Nutzen

Optional – E-Mail 4: Soft-Teaser auf das nächste Level

• Einblicke in deine Angebote, Kurse oder kostenlosen Content
• Unaufdringliche Einladung zum Weiterlesen, Mitmachen oder Folgen (z. B. auf Social Media)

Nutze Tags oder benutzerdefinierte Felder, um in dieser Phase bereits Interessen abzufragen, z. B. über Klicks auf Themenlinks oder Antworten auf Fragen. So kannst du künftige Kampagnen gezielt personalisieren. Es ist sinnvoll, dass dein Kontakt erst nach der E-Mail Strecke in den eigentlichen Newsletter Verteiler aufgenommen wird, damit sich die Mails nicht überschneiden. Achte außerdem auf eine klare Tonalität und einen konsistenten Aufbau (z. B. visuelle Gestaltung). Durch mobile Optimierung stellst du sicher, dass deine neuen Leser:innen deine Mails auch von unterwegs gut lesen können.

Viele E-Mail Tools bieten bereits vorgefertigte E-Mail Strecken. Diese kannst du einfach auswählen und individuell anpassen. Bevor du also alles von null auf selbst erstellst, lohnt sich ein Blick in die Vorlagen. Hier ein Beispiel von Active Campaign für eine Willkommens-Strecke:

Quelle: Active Campaign

Quelle: Active Campaign

2. Aufwärmsequenz nach einem Leadmagnet

Die sogenannte Aufwärmsequenz ist ein zentraler Bestandteil deiner E-Mail-Marketingstrategie. Insbesondere dann, wenn du frische Kontakte über ein Freebie, ein E-Book oder eine Checkliste gewonnen hast. Diese Leads sind oft noch kalt und müssen zunächst Vertrauen aufbauen und dein Werteversprechen verstehen, bevor sie zu Kund:innen werden. Du positionierst dich damit als hilfreiche:r Expert:in und baust nachhaltig Vertrauen auf. Zudem nutzt du so die Aufmerksamkeit der ersten Tage nach dem Download maximal aus.

Diese Sequenz sollte immer auf das Freebie zugeschnitten sein – idealerweise auch auf den Kontext (z.B. Problem, das es löst) und das nächste logische Angebot.

E-Mail 1 – Begrüßung & Aktivierung

• Bedanke dich für den Download und heiße den Kontakt herzlich willkommen.
• Zeige konkret auf, welchen Nutzen das Freebie hat – nicht nur, was es ist.
• Gib Tipps zur optimalen Anwendung („So holst du das Maximum raus“).
• Füge eine passende Ressource hinzu (Blogartikel, Video, Podcast), die den nächsten Schritt unterstützt.
• Kommuniziere klar, dass weitere E-Mails folgen und kündige Inhalte an.

E-Mail 2 – Vertiefung & Storytelling

• Stelle dich und deine Mission kurz persönlich vor – authentisch und nahbar.
• Erkläre, warum dir das Thema wichtig ist (emotionaler Anker).
• Frage aktiv nach einer Rückmeldung oder Erfahrung zum Freebie („Was war dein Aha-Moment?“).
• Tease die kommende E-Mail an, z. B. „Morgen bekommst du eine kleine Aufgabe, die dein XYZ-Problem löst.“

E-Mail 3 – Call-to-Action & Überleitung

• Gratuliere zum Fortschritt und stärke das Gefühl: „Du bist auf dem richtigen Weg.“
• Zeige, wie das Freebie zur Lösung eines größeren Problems beiträgt.
• Gib eine kleine Aufgabe oder Impuls mit („Teste X, beobachte Y“).
• Baue eine sanfte Überleitung zur nächsten Automation (z.B Verkaufssequenz) ein, z. B. durch einen Teaser auf dein Einstiegsprodukt, Webinar oder eine persönliche Einladung zum Gespräch.
• Optional: Integriere einen versteckten „Micro-CTA“, z. B. „Klick hier, wenn du schon neugierig bist.“

3. Verkaufssequenz nach dem Leadmagneten

Jetzt, wo dein Kontakt durch Freebie und Aufwärmsequenz Vertrauen gefasst hat, ist der perfekte Moment gekommen, um den nächsten Schritt zu gehen: dein Angebot klar zu kommunizieren und zum Kauf zu motivieren. Denn im Idealfall hat dein Lead jetzt bereits erste Mehrwerte von dir erhalten, dein Know-how kennengelernt und Vertrauen zu deiner Marke aufgebaut.

Jetzt gilt es, gezielt zu zeigen, wie dein Produkt oder deine Dienstleistung seine Herausforderung lösen kann. Hier ist die richtige Tonalität entscheidend – nicht aufdringlich, aber mit klarer Positionierung und psychologisch durchdachter Dramaturgie.

E-Mail 1 – Dein Angebot im Rampenlicht

• Präsentiere dein Produkt oder deine Dienstleistung mit einem klaren Nutzenversprechen.
  Zeige, für wen dein Angebot ideal ist.
• Bonus: Biete einen begrenzten Rabatt, ein exklusives Extra oder eine begrenzte Stückzahl zur Incentivierung.

E-Mail 2 – Einwände? Kein Problem.

• Sprich typische Kaufhindernisse proaktiv an („Ich habe keine Zeit…“ / „Ist das nicht teuer…?“).
• Entkräfte sie mit Fakten, Beispielen oder Vergleichen.
• Zeige auf, was passiert, wenn man keine Lösung wählt (Verlust-Aversion nutzen).

E-Mail 3 – Social Proof

• Nutze Testimonials, Fallstudien oder Erfolgsgeschichten.
• Ideal: Screenshots von echten Feedbacks oder Mini-Interviews.
• Zeige Transformation: Vorher → Nachher.

E-Mail 4 – Zeitdruck & Bonus-Erinnerung

• Erinnere an das Ablaufdatum des Rabatts oder an den limitierten Zugang.
• Zeige: „Jetzt handeln = Vorteil sichern“.
• Optional: Countdown-Timer als visuelles Element (in HTML oder als Bild).

E-Mail 5 – Letzter Call

• „Letzte Chance“-Mail mit finalem Reminder.
• Sehr klare CTA („Jetzt buchen“, „Heute noch sichern“).
• Emotionale Trigger: „Du bist bereit – du musst es dir nur noch erlauben.“

E-Mail 6 – Für Unentschlossene (optional)

• Nur an Kontakte, die noch nicht geklickt/geöffnet haben.
• Frag nach dem Grund: „Was hat dir noch gefehlt?“ (mit 2 – 3 Antwortmöglichkeiten als Button).
• Alternativ: Noch einmal ein komprimierter Überblick + Mini-Angebot.

4. Reaktivierungssequenz & Listenhygiene

Nicht alle Kontakte bleiben ewig aktiv, das ist normal. Wie bei einer alten Freundschaft braucht es manchmal einen kleinen Reminder, um das Gespräch wiederzubeleben. Und wenn nichts mehr kommt? Dann ist es an der Zeit, sich zu verabschieden. Denn: Du zahlst für jeden Kontakt in deinem Tool, aktiv oder nicht. Inaktive Kontakte steigern nicht nur deine Toolkosten, sondern verschlechtern auch deine Öffnungs- bzw. Klickrate.

Hier ein Beispiel einer Drip-Marketing-Kampagne zur Reaktivierung inaktiver Kund:innen:

Quelle: rapidmail.de

Quelle: rapidmail.de

Quelle: rapidmail.de

So gehst du smart vor:

1. Interaktionsdaten tracken
Arbeite mit benutzerdefinierten Feldern oder Tags, die automatisch das Datum der letzten Öffnung oder des letzten Klicks speichern. In Tools wie ActiveCampaign lässt sich das hervorragend automatisieren.

Beispiel: Benutzerfeld „Letzte Interaktion“ wird bei jeder Öffnung aktualisiert.

2. Kriterien für Inaktivität definieren
Typisch: Kein Öffnen oder Klicken innerhalb der letzten 60–120 Tage. Je nach Versandfrequenz kannst du das flexibel anpassen.

3. Reaktivierungsautomation starten
Erstelle eine gezielte E-Mail-Kampagne (2–3 E-Mails) mit einer klaren Botschaft:

• Warum lohnt es sich, dabei zu bleiben?
• Was verpassen sie aktuell?
• Was ist neu, spannend oder exklusiv?
• Mit einem klaren CTA: „Bleib dabei“ – per Klick oder Formular

Gib deinen inaktiven Kontakten ein klares Zeitfenster, z. B. 3–5 Tage, um aktiv zu reagieren. Danach werden sie automatisiert aus deiner Hauptliste verschoben.

Vorsicht: Lösche Kontakte niemals sofort. Deaktiviere sie zunächst oder verschiebe sie in eine separate Liste („Cold Leads“) – so kannst du später ggf. nochmal gezielt testen, ob Reaktivierung möglich ist.

Quellen:
Funnel Projects
rapidmail.de