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5 Tipps für E-Mails, mit denen du einfach mehr erreichen kannst [Anleitung]

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Wer gute E-Mails schreibt, macht die Welt ein Stückchen besser. Klingt übertrieben? Ist es nicht. Menschen hassen E-Mails. Nicht, weil es so viele sind, sondern weil die meisten davon ganz einfach furchtbar sind. Wäre die durchschnittliche Email ein schönes Erlebnis, würde sich sicher niemand über ihre Anzahl beschweren. Logisch, oder?

Jeder kann bessere E-Mails schreiben und damit nicht nur seinen Mitmenschen einen Dienst erweisen, sondern – jetzt kommt der Paukenschlag – damit mehr erreichen als mit schlechten E-Mails. In diesem Artikel gebe ich dir fünf Tipps, die du noch heute umsetzen kannst.

Die schlechteste E-Mail aller Zeiten

Schlechte E-Mails bekommt man jeden Tag. Mancher Online-Marketer ist hier besonders leidgeprüft. Oft kann man nicht einmal benennen, was eine E-Mail schlecht macht. Vielleicht ist man nach der Lektüre verwirrt, überfordert oder sprachlos. So wie in diesem Fall:

Wie man bessere E-Mails schreibt: die schlechteste E-Mail aller Zeiten

Kommt dir diese E-Mail bekannt vor? Hast du schon einmal eine ähnliche bekommen? Dieser Text macht wirklich sehr viel falsch. Zeit also, den konstruktiven Teil dieses Artikels zu beginnen. Was hätte man besser machen können?

Bessere Lesbarkeit

Der erste Schritt zur erfolgreichen Informationsvermittlung ist nicht das Verständnis, sondern die Möglichkeit, die Informationen aufnehmen zu können. Kleine Schriftarten erschweren das. Nicht nur, weil man eine Lupe benötigt, um sie zu lesen. Je nachdem, wie breit das Fenster ist, in dem sie gelesen wird, steigt durch geringe Schriftgrößen die Wahrscheinlichkeit, dass die Laufweite, also die Breite der Zeilen, sehr groß wird. Auf dem Weg in die nächste Zeile verliert unser Gehirn den Bezug und kann nur unter Anstrengung wieder anknüpfen. Das Ergebnis: die Lektüre des Textes wird als anstrengend empfunden. Kein guter Einstieg. Wie soll etwas Positives erreicht werden, wenn schon das Lesen einer E-Mail anstrengt?

Was du tun kannst, um eine E-Mail lesbarer zu machen: Es liegt auf der Hand: schreib größer. 14pt oder mehr sollten es schon sein. Es ist unwahrscheinlich, dass sich jemand über eine zu großzügig gewählte Darstellung beschweren wird.

Außerdem:

Ein Betreff, der Türen öffnet

Was war eigentlich der Grund für diese E-Mail? Irgendwo am Ende stand es. Der Verfasser benötigt „unbedingt ganz schnell“ eine Liste. Den restlichen Text und seine schlummernden Potenziale einmal außer Acht gelassen: das hätte man auch mal sagen können.

Eine E-Mail braucht einen zündenden und sinnvollen Betreff. Online-Marketern ist klar: zu jeder Inhaltsvermittlung braucht es einen knackigen Einstieg. Er muss vermitteln, was der folgende Inhalt vermittelt und sollte zum Klicken anregen. Letzteres ist nicht immer umsetzbar. Wenn du eine Liste mit Zahlen an denjenigen schickst, der sie zur Vorbereitung eines anstehenden Termins benötigt, wird er keine Animation brauchen, deine Email zu öffnen.

Was du tun kannst, um einen guten Betreff zu schreiben: Sag klar und ohne Umschweife, was du möchtest beziehungsweise, was deine E-Mail beinhaltet. Vorausgesetzt, dass der nächste Punkt in diesem Text – die klare Trennung von Themen – umgesetzt ist, sollte jede E-Mail nur einen inhaltlichen Schwerpunkt haben.

Ein paar Beispiele für entsprechende Betreffs:

Wenn eine Aktion vom Empfänger erwartet wird, ist es sinnvoll, wenn diese dem Thema vorangestellt wird. So weiß die Person, die sie erhält, unter welchem Gesichtspunkt sie den Text lesen soll. Das hilft besonders dann, wenn man selbst Schwierigkeiten hat, zum Punkt zu kommen. Am Ende sind wir schließlich alle nur Menschen.

Themen trennen

Liest man unsere schlechte E-Mail weiter oben fühlt man sich am Ende irgendwie erschlagen. Man weiß, dass irgendwo im Text eine oder mehrere Wünsche oder Aufgaben geäußert wurden, aber beim besten Willen nicht mehr, wie viele oder welcher Art. Es gibt nun Empfänger, die sich die E-Mail pflichtbewusst noch einmal vornehmen und die handlungsrelevanten Teile extrahieren. Andere wiederum werden nur die Elemente berücksichtigen, an die sie sich erinnern können. Dumm nur, wenn das die weniger wichtigen sind.

Was du tun kannst, um dafür zu sorgen, dass deine Botschaften zweifelsfrei erkennbar sind: Jedes Thema verdient eine eigene E-Mail. Oder anders: ein Thema, dass keine eigene E-Mail verdient, ist vielleicht gar kein Thema. Unser schlechtes E-Mail-Beispiel hätte eigentlich in mindestens zwei E-Mails geteilt werden können. Sähe man die Informationen über das offenbar lesenswerte Protokoll, die neuen E-Mail-Adressen und die Abwesenheit des Chefs als erwähnenswert an, hätten es auch fünf sein können.

Wenn die Zahl der kleinen, aber relevanten Themen Überhand nimmt, ist ein Telefonat mit Stift und Zettel oft die bessere Idee. Wenn das Schreiben einer E-Mail also zur zähen Angelegenheit wird, frage dich immer, ob ein anderes Medium nicht die bessere Wahl wäre.

Zum Punkt kommen

Wir haben doch keine Zeit! Bewerten wir den allgemeinen Zeitmangel einmal nicht und nehmen ihn als gegeben hin. Für unsere E-Mails bedeutet er, dass nur Klarheit und Kürze sie zu erfolgreichen Instrumenten machen, nicht Komplexität und Länge.

Unsere Beispiel-E-Mail hätte also auch so aussehen können:

Betreff: Bitte um Lieferung: Investitions-Liste

Hallo André, bitte sei so nett und schicke mir bis morgen 14:00 die Liste mit den geplanten Investitionen. Ich brauche sie zur Vorbereitung auf unser Treffen um 16:00.

Besten Dank und Gruß
Christian

Klar, kurz und umsetzbar.

Was du tun kannst, um zielgerichtet zu kommunizieren: Lass alle redundanten Informationen weg. Erspare dem Empfänger inhaltliche Nebenkriegsschauplätze. Schreibe nur, was zur Vermittlung deines Anliegens unbedingt nötig ist. Vergiss dabei aber die menschliche Komponente nicht. Manchen wird es wundern, aber präzise Kommunikation und Freundlichkeit schließen sich nicht aus. Wie man beides verbindet erfährst du in unserem kostenlosen eBook „Bessere E-Mails schreiben und damit mehr erreichen“.

Einen klaren Rahmen setzen

Wenn man nicht sagt, bis wann man etwas braucht, dann bekommt man es auch nicht rechtzeitig. Es sei denn, man hat Glück. Da Arbeit und Roulette verschiedene Dinge sind, müssen klare Definitionen her, die einen zeitlichen Rahmen bilden. Die Formulierung aus unserem Beispiel „brauche unbedingt ganz schnell die liste mit den geplanten Investitionen“ setzt diesen Rahmen nicht. Sie macht zwar klar, dass sich der Empfänger nicht gerade mehrere Wochen Zeit lassen sollte, mehr aber auch nicht. In bestimmten Branchen kann „ganz schnell“ allerdings tatsächlich gleichbedeutend mit mehreren Tagen oder sogar Monaten sein. Wie in „ich brauche unbedingt ganz schnell ein Konzept für einen neuen Industrieroboter.“

Was du tun kannst, damit du bekommst, was du brauchst, wann du es brauchst: Die Lösung ist beschämend simpel. Frag danach. Es ist seltsam: viele von uns haben ein Problem damit, selbst nach dem zu fragen, was sie unbedingt brauchen, um ihren Arbeit machen zu können. Sätze wie „Bitte schick mir bis 13:00 die Informationen zu X.“ werden schon aufgrund der klaren Forderung als unhöflich empfunden. Es gibt jedoch einen Kniff, wie man sich und anderen eine Brücke bauen kann. Du findest ihn in unserem kostenlosen eBook „Bessere Emails schreiben und damit mehr erreichen“.

Bessere E-Mails machen glücklich

E-Mails sind ein Instrument, das ständig von uns genutzt wird. Als Rezipient und Verfasser haben wir an manchen Tagen hundertfach Berührung mit ihnen. Zumindest auf Verfasser-Seite haben wir die Möglichkeit, sie zu verbessern. Und damit die Chance, unsere Botschaften inhaltlich und emotional besser zu transportieren. Das Ergebnis: bessere Ergebnisse.

Welche E-Mail-Kniffe nutzt du selbst? Welche E-Mail-Schnitzer machen dir das Leben schwer? Hinterlasse einen Kommentar. Wir freuen uns, von dir zu lesen.

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