Fahrplan: Integriere KI in deinem Team

Künstliche Intelligenz ist längst mehr als nur ein Hype. In so mancher Literatur wird sie mit der Dampfmaschine und der Elektrizität gleichgesetzt. Diese Technologien haben unser gesamtes Leben grundlegend verändert. Ob die Entwicklungen der KI so weitreichende Folgen haben wird, ist schwer zu sagen. Was aber klar ist: Die Art und Weise wie wir arbeiten hat sie bereits verändert und auch Unternehmen, die bisher eher zurückhaltend waren, merken: Wir müssen uns mit KI beschäftigen. Nicht irgendwann. Jetzt!

Doch gerade bei großen Mittelständlern oder in Organisationen mit etablierten Strukturen ist das leichter gesagt als getan. Hier trifft technologische Innovation auf traditionelle Prozesse. Es herrschen Unsicherheiten und die Teams sind oft gemischt: Manche experimentieren schon heimlich mit ChatGPT, andere fürchten um ihren Arbeitsplatz oder tun sich schwer damit, neue Technologien zu adaptieren.

Dieser Artikel richtet sich an alle, die KI nicht nur einführen, sondern im Team auch wirklich nutzbar machen wollen. Wir zeigen dir Schritt für Schritt, wie du Künstliche Intelligenz in deinem Team etablierst, inkl. der richtigen Kommunikation, Schulungen, Strategien und den Tools.

Das richtige Mindset: Erst verstehen, dann umsetzen

Bevor es um konkrete Tools oder Einsatzmöglichkeiten geht, braucht es etwas anderes: Die richtige Einstellung der KI gegenüber. Künstliche Intelligenz ist nicht einfach nur ein weiteres neues Tool. Sie verändert Prozesse, Rollen und Gewohnheiten. Deshalb steht und fällt der erfolgreiche KI-Einsatz im Team mit der inneren Haltung.
Generell musst du Mitarbeitenden zwei Ängste nehmen:

• die Angst vor Veränderung
• die Angst davor, dass KI (ihre) Arbeitsplätze klaut

Aufklärung und Empathie sind dabei das A und O. Der richtige Ansatz ist an dieser Stelle, die Kommunikation nicht nur einseitig, sondern als Dialog zu gestalten. Höre deinen Kolleginnen und Kollegen erstmal zu: Was sind ihre Ängste und Probleme? Dann könnt ihr in den Austausch gehen und du kannst erklären, wie künstliche Intelligenz zum Erfolg des Unternehmens beitragen kann, welches Zielbild du verfolgst bzw. wie der Einsatz von KI in die übergreifende Vision deines Unternehmens einzahlt. Das “Why” sollte also im Vordergrund stehen und auch beinhalten, wie deine Mitarbeitenden ganz persönlich in ihrem Arbeitsalltag davon profitieren.

Erkläre auch, dass niemand deine Mitarbeitenden durch KI ersetzen will. Verwende bei allen deinen Erläuterungen leicht verständliche Sprache und achte darauf, komplizierte Fachwörter erst zu erklären, bevor du sie einsetzt.
Nichts nimmt die Angst vor KI so gut wie echte, positive Beispiele aus dem Arbeitsalltag. Zeig deinem Team, wie Kolleg:innen mit KI bereits Zeit sparen, bessere Ergebnisse erzielen oder stressfreier arbeiten. Das können kleine Dinge sein: eine automatisierte Themenrecherche, ein schneller Textentwurf oder eine schlau strukturierte Zusammenfassung. Mach diese Erfolge sichtbar – z. B. über interne „KI-Showcases“ oder kurze Präsentationen in Team-Meetings. Ein Bottom-up-Ansatz schafft oft mehr Akzeptanz als Themen, die lediglich „von oben“ vorgegeben werden.

Wenn du merkst, dass das nicht ausreicht, kannst du eine KI-Fragestunde oder ein FAQ-Portal einrichten, in welchem Mitarbeitende (anonym) Fragen stellen und Sorgen äußern können.

Schulungen & Workshops

Mitarbeitende, die wissen, wie sie KI einsetzen können, verlieren die Angst vor ihr. Deswegen solltest du direkt einführende Schulungen durchführen, um die relevanten Grundlagen zu schaffen. Deine Mitarbeitenden werden direkt damit vertraut gemacht, wie KI-Tools funktionieren, was alles möglich ist und was nicht. Du als Verantwortliche:r solltest dazu bereits Best-Practice- und Übungscases vorbereitet haben, die auf dein Unternehmen zugeschnitten sind. Mögliche Workshops könnten sein:

• „Prompting 101“-Workshops: Wie formuliere ich gute Anweisungen an ChatGPT & Co.?
• Tool-Test-Sessions: In kleinen Gruppen verschiedene KI-Anwendungen ausprobieren.
• Jobbezogene Übungen: Z. B. Headlines mit KI generieren, Texte zusammenfassen, Recherchen durchführen.

Besonders wichtig: Nicht nur zeigen, was ein Tool kann, sondern wie es den Arbeitsalltag konkret erleichtert. Menschen merken sich Inhalte besser, wenn sie sie auf ihre eigene Arbeit übertragen können. Stell also nicht nur Fragen wie: „Wie funktioniert ChatGPT?“
Sondern lieber: „Wie kann ChatGPT mir 30 Minuten täglich sparen?“

Je nach Größe der Firma bietet es sich an, die Workshops in den einzelnen Abteilungen durchzuführen, um noch spezifischer auf deren Needs einzugehen.
Daneben solltest du den Mitarbeitenden genügend Raum geben, mit ChatGPT zu üben. Motiviere sie dazu, auch bei nicht-arbeitsrelevanten Prozessen (z. B. aus dem privaten Alltag) die Unterstützung von ChatGPT zu suchen. So werden sie sicherer und souveräner im Umgang mit dem Tool und können lernen, welche Art von Eingabe zu Erfolgen führen.

In späteren Phasen der Implementation bietest du Schulungen für spezifische Aufgabenstellungen oder Bereiche an. Du musst die Schulungen nicht selber durchführen. Mittlerweile gibt es einige gute Anbieter, die eine Vielzahl von KI-Seminaren anbieten. Bei uns kannst du dich unter anderem zu SEO mit KI, Social Media mit KI, Microsoft Copilot oder Prompt Engineering weiterbilden.

Richtlinien festlegen

Sobald erste Teams mit KI arbeiten, entstehen neue Dynamiken, aber auch neue Risiken. Du musst klare Spielregeln zur Verfügung stellen, an die sich alle halten. Neben einer initialen Schulung zum Einsatz von KI solltest du deine Mitarbeitenden ebenfalls über die Richtlinien für den Einsatz von KI im Unternehmen informieren.
Ein gutes Format ist ein Leitfaden als PDF, den sich Mitarbeitende immer wieder ansehen können. Wichtig ist, dass du sicherstellst, dass sich die Teammitglieder auch damit befassen. Wie wäre es beispielsweise mit einem kleinen Quiz zur Überprüfung des Wissens?

Der Leitfaden muss nicht sofort perfekt sein, sollte aber die wichtigsten Punkte enthalten. Unter Umständen kann es Monate dauern, bis ein detaillierter Leitfaden zur Nutzung von KI im Unternehmen verfasst wurde, besonders, wenn er unternehmensspezifische Fälle behandelt. In der Zwischenzeit solltest du nicht ausschließlich auf die Vernunft der Mitarbeitenden setzen, sondern zumindest einmal die Basics klären.

Die wichtigen Risiken im Zusammenhang mit KI-Nutzung sind:

• Verbreitung von Falschinformationen, weil Ergebnisse ungeprüft übernommen werden
• Verwendung von vertraulichen Daten, die nicht in KI-Systeme gehören
• Qualitativ schlechte Inhalte, wenn der Mensch nur noch kopiert statt redigiert
• Missverständnisse oder Ängste, wenn Rollen und Verantwortlichkeiten unklar sind

Deswegen solltest du Folgendes im KI-Leitfaden thematisieren:

1. Ziele und Nutzen der KI-Nutzung im Unternehmen
   Warum machen wir das überhaupt? Welches Zielbild verfolgen wir?
2. Einsatzbereiche & Anwendungsbeispiele
   Was ist erlaubt, was nicht? Welche Tools sind empfohlen?
3. Datenschutz & Sicherheit
   Keine sensiblen oder personenbezogenen Daten in öffentliche Tools wie ChatGPT!
   Optional: Nutzung nur über datenschutzkonforme Plattformen oder eigene Instanzen
4. Prüfung auf Korrektheit
   Kritischer Blick auf ausgegebene Fakten & Daten
5. Qualitätsprüfung
   Jede KI-Ausgabe wird vor Verwendung geprüft – besonders bei externen Inhalten
6. Verantwortlichkeiten & Support
   Wer hilft bei Fragen weiter? Gibt es ein internes KI-Team oder einen KI-Kontakt?
7. Bias & Ethik
   Hinweis auf mögliche Verzerrungen in KI-Modellen und wie man damit umgeht
8. Bewusstsein schaffen
   Sensibilisierung für das Hinterfragen von Inhalten, besonders im Bezug auf Deep Fakes

Tipps für die Einführung von KI im Team

Schrittweise starten: Pilotprojekte statt flächendeckender Einführung

Um die Einführung von KI einfacher zu gestalten, solltest du in einzelnen Einheiten starten. Je nachdem, welche Einheiten du verwaltet, kann das ein Team, eine Person oder auch ein spezifisches Projekt sein. So entsteht ein geschützter Raum zum Testen, Lernen und Reflektieren, der allen anderen als Use Case dienen kann.
Lass die Pilotgruppe dokumentieren, was gut funktioniert hat, wo es noch hakt und welche Tools hilfreich waren. Diese Erfahrungswerte bilden später die Grundlage für die breitere Einführung im Unternehmen.

Klein starten: Quick Wins statt Masterplan

Der Einstieg in die KI muss kein Großprojekt sein. Ganz im Gegenteil: Besonders in Unternehmen mit wenig digitaler Agilität lohnt sich ein schrittweiser Ansatz. Der Vorteil ist, dass bereits kleine, schnell umsetzbare Arbeitsschritte einen Unterschied machen können. Wenn du zu viel auf einmal willst, überfordert das dein Team.
Folgende Aufgaben können eine erste Heranführung an die Arbeit mit KI bieten:

• mehrere Varianten für Social-Media-Posts oder Anzeigen erstellen
• Betreffzeilen für Newsletter entwerfen und testen
• Textentwürfe für Landingpages oder Produktbeschreibungen vorbereiten
• häufige Kundenfragen für die Website zusammenfassen

Diese Aufgaben lassen sich leicht delegieren, gut kontrollieren und zeigen direkt: „Ah, so funktioniert das!“

Gemeinsam starten: Einsatzgebiete zusammen erarbeiten

Wichtig bei der Einführung von KI ist, dass du deine Mitarbeitenden in alle Prozesse mit einbeziehst – am Ende sind sie nämlich diejenigen, die die KI anwenden.
So schaffst du echte Beteiligung:

• Workshops & Ideenformate: Lass jede Abteilung reflektieren, wo repetitive, mühsame oder zeitintensive Aufgaben bestehen – und wie KI dort unterstützen kann.
• Dokumentation & Wissensteilung: Haltet gemeinsam erarbeitete Use Cases in einem zentralen, offenen Dokument fest. So können alle voneinander lernen („Sharing is Caring“).
• Ansprechpersonen & KI-Guides: Ernenne interne KI-Multiplikator:innen, die ihre Erfahrungen teilen, Fragen beantworten und als Coach im Alltag unterstützen.
• Feedbackschleifen einbauen: Frag Teams regelmäßig: „Was hat funktioniert? Was war schwierig?“ So entsteht eine Kultur des Lernens und der kontinuierlichen Verbesserung.

Faustregel: KI sollte in einen Prozess integriert werden, wenn damit sich wiederholende, anstrengende oder langweilige Aufgaben reduziert werden können und die Arbeit somit erleichtert werden kann.

Allgemein eignen sich die verschiedenen KI-Tools für folgende Tasks besonders gut:

• Recherche: Sammeln und Zusammenfassen von Informationen zu einem bestimmten Thema
• Ideenfindung: Unterstützung beim Brainstorming mit kreativen Vorschlägen und alternativen Perspektiven
• Entwerfen: Erstellen von Inhaltsübersichten und Projektumfängen
• Redigieren: Prüfen auf Rechtschreibung, Grammatik, Konsistenz oder andere Fehler
• Analyse: Extrahieren wichtiger Erkenntnisse und Muster aus großen Daten- oder Textmengen
• Zusammenfassen: Zusammenfassen langer Dokumente, Berichte oder Besprechungsnotizen
• Schulung: Q&A-Unterstützung in Echtzeit für die Entwicklung von Mitarbeiterfähigkeiten
• Technische Unterstützung: Behebung allgemeiner Probleme und Software-Roadblocks

Klar, ChatGPT kann noch viel mehr. Besonders wenn du dich in der Plugin-Landschaft gut auskennst, gibt es viele weitere Möglichkeiten. Denke aber daran, dass die Anwendung und der Umgang mit künstlicher Intelligenz Skills sind, die Mitarbeitende erst lernen müssen. Überfordere sie nicht zu früh mit komplizierten Tasks.

Spezifisch starten: Tools bewusst wählen

Gerade in etablierten Unternehmen mit festen Prozessen braucht es Klarheit: Wo genau bringt KI im Arbeitsalltag einen echten Mehrwert?
Beginne nicht mit der Frage „Welches Tool ist das beste?“, sondern mit:
„Wo haben wir repetitive, aufwändige oder fehleranfällige Aufgaben, die wir vereinfachen wollen?“. Sobald diese Aufgaben definiert sind, könnt ihr festlegen, welche Tools sich für diese Aufgaben am besten eignen.
Gerade zu Beginn muss es nicht gleich das größte KI-Toolkit sein. Es reicht, mit einem gut ausgewählten Tool wie ChatGPT, Gemini oder Claude zu starten – je nachdem, was zur Arbeitsweise und zum Sicherheitsbedürfnis des Unternehmens passt. Wichtig ist: Mitarbeitende sollen sich ausprobieren können, ohne Angst vor Fehlern haben zu müssen.

Weiterdenken: Vom Start zur Routine

Die Einführung von KI ist kein einmaliges Projekt, sondern der Auftakt zu einem dauerhaften Veränderungsprozess. Was heute neu ist, kann morgen schon veraltet sein. Deshalb braucht es Strukturen, die Lernen, Anpassen und Weiterentwickeln zur Routine machen.

Warum Kontinuität wichtig ist

• KI-Tools und -Möglichkeiten entwickeln sich rasant weiter
• Mitarbeitende brauchen Zeit und Raum, um sich sicher und souverän zu fühlen
• Prozesse verändern sich mit wachsender Nutzung und müssen regelmäßig überprüft werden

So wird KI zum festen Bestandteil eures Arbeitsalltags:

• Regelmäßige Retrospektiven: Was hat sich durch den KI-Einsatz verändert? Was lief gut, wo hakt es?
• KI-News & Updates: Etabliere ein einfaches Format (z. B. monatlicher interner Newsletter oder ein Teams-Channel), über das relevante Neuerungen geteilt werden.
• Feedback ernst nehmen: Mitarbeitende, die mit KI arbeiten, wissen oft am besten, was funktioniert und was nicht. Nimm ihr Feedback gezielt in deine Weiterentwicklung auf.
• Neue Use Cases ermöglichen: Sobald das Grundverständnis sitzt, können neue Anwendungsfelder erschlossen werden – z. B. durch interne Mini-Hackathons oder Austauschformate.

Beispiele für nachhaltige Umsetzung

• Update-Sprechstunde: Einmal im Quartal stellen ausgewählte Mitarbeitende neue Tools oder Workflows vor
• Prompt-Bibliothek: Eine interne Sammlung erfolgreicher Prompts für wiederkehrende Aufgaben
• CustomGPTs pflegen & teilen: Neue CustomGPTs regelmäßig evaluieren, updaten und teamweit kommunizieren
• KI als Bestandteil der Zielvereinbarung: So wird die Anwendung Teil der individuellen Entwicklung

Fazit: Mit Strategie, Empathie & Praxis zum Erfolg

Die Einführung von Künstlicher Intelligenz im Unternehmen ist kein Sprint, sondern ein Marathon. Besonders für große Mittelständler mit gewachsenen Strukturen ist der Weg nicht immer leicht – aber er lohnt sich. Denn wer jetzt losgeht, sich Zeit für Ängste, Verständnis und Lernen nimmt, schafft die Grundlage für eine produktivere, entlastende und zukunftsorientierte Arbeitsweise.
Entscheidend ist: KI funktioniert nicht ohne die Menschen, die sie bedienen. Deshalb braucht es ein Mindset, das offen für Veränderung ist, klare Kommunikation, mutige Pilotprojekte, gelebte Beteiligung und Raum zum Weiterentwickeln.
Wenn du deine Teams einbeziehst, ihre Perspektiven ernst nimmst und die richtigen Strukturen schaffst, wird KI nicht zum Stolperstein – sondern zur echten Unterstützung im Arbeitsalltag.