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Lerne effektives Zeitmanagement – Die Triple-Threat Methode

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Erschienen in Jun I 2024 | Digital Marketing, Online Recruiting
Level: Beginner

Bist du oft überfordert von der Menge an Aufgaben, die erledigt werden müssen? Fühlst du dich gestresst und ertappst dich plötzlich beim Scrollen auf Sozialen Medien, in der Küche beim 4. Kaffee, oder fliegt der Tag so schnell dahin, dass du gar nicht erst zu bestimmten Aufgaben kommst?

Durch die Digitalisierung ist die Geschwindigkeit, mit der wir Informationen und Inhalte konsumieren, produzieren, austauschen und bearbeiten müssen, enorm gestiegen. Daher ist in digitalen Jobs effektives Zeitmanagement umso wichtiger geworden. In diesem Artikel zeigen wir dir drei Methoden, mit denen du deine Zeit in den Griff bekommst. Schlau gemacht haben wir uns dafür bei Kenjo Blog.

Definition Zeitmanagement

Fangen wir mit den Grundlagen an. Was ist Zeitmanagement? Es bezieht sich auf die Fähigkeit, deine Zeit effektiv zu nutzen, um Aufgaben zu erledigen, Ziele zu erreichen und Prioritäten zu setzen. Ein effektives Zeitmanagement ermöglicht es dir also, das Beste aus deinem Tag herauszuholen.

Was gehört dazu, um Zeit effektiv zu nutzen?

Fällt es dir leicht, zwischen wichtigen und unwichtigen Aufgaben zu unterscheiden? Idealerweise ja. Nur indem du dich auf die wirklich wichtigen Aufgaben konzentrierst, holst du das meiste aus deiner begrenzten täglichen Zeit heraus und nutzt sie effektiv. Das bringt dich schneller an deine Ziele und steigert echte Produktivität. Das wiederum wirkt sich positiv auf dein Gemüt aus, denn du weißt, die Dinge, die du priorisiert, werden wirklich erreicht.

Schön und gut. So sieht das ideale Szenario aus. Unser Gehirn als Medium hat aber leider nur eine gewisse Kapazität, die durch Überladung von zu vielen Aufgaben schnell ausgeschöpft ist. Das riskiert eine eingeschränkte Leistungsfähigkeit. Egal wie sehr wir es uns wünschen, effektiv zu sein, es gibt gewisse Limits, die uns herausfordern. Ein erfolgreiches Zeitmanagement beginnt also damit, den Kopf zu entlasten.

3 Zeitmanagement Prinzipien die du sofort umsetzen kannst – Die Triple-Threat Methode

Hierzu gibt es verschiedene Methoden und Tools, welche dir dabei helfen können, Kapazität in deinem Gehirn zu schaffen und deine Zeit effektiver zu managen. Wir zeigen dir drei verschiedene, welche du in Kombination anwenden kannst, um deinen Tag zu meistern. Die Kombination aus den drei Methoden ist unglaublich wirksam, aber einfach, weshalb wir sie die Triple-Threat-Methode genannt haben.

Eisenhower-Matrix

Dwight D. Eisenhower, ehemaliger US-Präsident, litt unter denselben Problemen wie du: effektives Zeitmanagement. Seine Lösung? Er teilte seinen Schreibtisch in vier Quadranten auf und verteilte in diesen seine aktuellen Vorgänge nach Dringlichkeit und Wichtigkeit, um seine Aufgaben besser zu priorisieren. Das Prinzip ist sehr einfach, aber effektiv. Um es anzuwenden, bewertest du deine Aufgaben wie folgt:

Erstes Quadrant: Wichtige und dringende Aufgaben kommen hier rein. Diese Aufgaben erledigst du sofort, ohne Aufschub. Beispielsweise, wenn dein Vorgesetzter etwas von dir verlangt hat und die Deadline sehr kurzfristig ist. Alle anderen Aufgaben müssen vorerst ignoriert werden, bis diese sofort erledigt sind.

Zweites Quadrant: Wichtige, aber nicht dringende Aufgaben werden hier notiert. Diese Aufgaben werden erledigt, sobald Quadrant 1 leer ist. Zu lange dürfen diese auch nicht aufgeschoben werden, denn sie könnten plötzlich wichtig und dringend werden.

Drittes Quadrant: Nicht wichtig, aber dringende Aufgaben sollten entweder delegiert oder gestrichen werden, wenn das möglich ist. Dazu gehören Dinge wie Besprechungen, die verschoben werden können oder E-Mails, die später beantwortet werden können. Denk daran: Nur weil etwas dringend ist, bedeutet das nicht, dass es auch wichtig ist.

Viertes Quadrant: Nicht wichtige und nicht dringende Aufgaben sind Zeitfresser. Diese sollten von deiner To-Do Liste gestrichen werden. Beispielsweise die perfekte Formatierung einer Präsentation.

Hier siehst du eine Matrix welche die Eisenhower Methode und ihre vier Quadranten darstellt. Diese werde aufgeteilt wie folgt: Erstes Quadrant: Dringend und Wichtig. Zweites Quadrant: Nicht dringend und wichtig. Drittes Quadrant: Nicht wichtig und dringend. Viertes Quadrant: Nicht dringend und nicht wichtig.

Teile dein Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit mit der Eisenhower-Matrix auf

Tipp: Fange damit an, alle deine Aufgaben aufzulisten. Definiere zuerst, was für dich “wichtig” und “dringend” ist. Beispielsweise ist eine E-Mail, die dein Kollege gerade geschickt hat und um Hilfe bei einer Vertriebspräsentation bittet, für dich dringend aber nicht wichtig, für jemanden anders aber doch wichtig. Teile dann deine Aufgaben in die Quadranten auf. Um wirklich vorwärts zu kommen solltest du den Großteil deiner Zeit den Aufgaben aus den Quadranten eins und zwei widmen.

Pomodoro-Technik

Diese Methode ist besonders effizient, wenn du Schwierigkeiten dabei hast, dich zu konzentrieren. Sie verwendet einen Kurzzeitwecker, um Arbeit in 25-Minuten-Abschnitte und 5-Minuten-Pausenzeit zu unterteilen. Du kannst dir die Länge der jeweiligen Abschnitte auch selbst definieren. Der Vorteil an dieser Methode ist, dass du deine Arbeit in konzentrierten Sprints erledigst und deinem Gehirn eine kurze Pause gönnst. Die kurzen Arbeitszyklen sorgen für eine übersichtliche Einteilung deiner Arbeit mit unmittelbarem Ende in Sicht, anstatt eines ewigen Marathons an Aufgaben, bei denen du nicht mal weißt, wo und wie du anfangen sollst. Das fördert nicht nur deine Konzentration, sondern auch deine Motivation.

Tipp: Am besten verwendest du diese Methode in Verbindung mit dem 1. und 2. Quadrant der Eisenhower-Matrix.

Tool-Empfehlung: https://pomofocus.io/

Iss-den-Frosch-Methode

Zum Glück verlangt diese Methode nicht von dir, dass du Frösche essen musst, um deine Zeit besser zu managen. Stattdessen beruht das Prinzip auf einem Zitat von Mark Twain, der sagte,

“Wenn es deine Aufgabe ist, einen Frosch zu essen, dann tue es am besten gleich als Erstes am Morgen. Dann ist das Schlimmste hinter dir und der Tag kann nur noch besser werden.”

Wenn du also einen Berg an Aufgaben vor dir hast, suche dir die schwierigste und wichtigste zuerst aus. Erledige diese sofort, am besten sobald dein Arbeitstag anfängt. Diese Methode der Priorisierung vermeidet, dass du wichtige Aufgaben aufschiebst, und diese unter Druck zu einem späteren Zeitpunkt erledigen musst.

Tipp: “Frosch”-Aufgaben findest du im ersten Quadrant der Eisenhower-Matrix. Wenn du diese geschafft hast, kannst du im Anschluss mit derselben Methode Aufgaben aus dem zweiten Quadrant erledigen und so jeden Quadranten abarbeiten. Wenn du nun noch den Pomodoro-Timer verwendest, um „Frosch“-Aufgaben zu bewältigen, wirst du staunen, wie effizient du deine Zeit managen kannst.

Durchschnittliche Leistungskurve im Tagesverlauf

Egal wie effizient deine Methodik sein mag, deine Leistung nimmt irgendwann ab. Deshalb scheitern viele beim Umgang mit Zeit: Sie sind sich ihrer Leistungskurve im Tagesverlauf überhaupt nicht bewusst. Unsere Schaffenskraft bei der Arbeit verändert sich mit der Tageszeit. Diese Schwankungen wirken sich auf dein Arbeitsergebnis (Produktivität, Qualität und Effizienz) aus. Die durchschnittliche Leistungskurve von Arbeitskräften hat einen m-förmigen Verlauf, wobei Spitzen Leistungshochphasen und Täler Leistungstiefphasen darstellen.

Merkmale der Leistungshochphasen:

  • Vor allem am Vor- und Nachmittag (Zwischen 8-11 Uhr und 15-17 Uhr)
  • Der Großteil der Arbeitsleistung findet hier statt
  • Hier herrscht maximale Produktivität

Merkmale der Leistungstiefphasen:

  • Kurz nach der Mittagspause und Abends (Zwischen 12-14 Uhr und ab 21 Uhr)
  • Der Post-Lunch-Dip setzt ein und die Arbeitsleistung sinkt
  • Hier herrscht am wenigsten Produktivität

Tipp: Orientiere dich zuerst an der durchschnittlichen Leistungskurve, um deine individuelle Leistung zu beobachten und zu verstehen. Wenn du merkst, wann deine Hoch- und Tiefphasen stattfinden, kannst du komplizierte Aufgaben erledigen, wenn du besonders produktiv bist und weniger fordernde Aufgaben für Phasen aufheben, wo deine Konzentration weniger stark ist.

Hier siehst du den durchschnittlichen Leistungszyklus im Tagesverlauf. Erste Hochphase um 8 Uhr, Zweite Kaffeepause um 9:30, Zweite Hochphase um 11 Uhr, Ab 13 Uhr Schnitzelkoma, dritte Hochphase um 16 Uhr und ab 21 Uhr Abend Abschwung.

Quelle: https://karrierebibel.de/leistungskurve/

Hilfreiche Zeitmanagement-Tools

Um dein Zeitmanagement zu verbessern, gibt es im Internet einige hilfreiche Tools, die dir den Alltag erleichtern können.

Jetzt weißt du, wie du deine Zeit effektiver managen kannst. Fange am besten sofort damit an. Setze dir einen Pomodoro-Timer für 25 Minuten mit 5 Minuten Pause im Anschluss. Schreibe eine Aufgabenliste und priorisiere sie mit der Iss-den-Frosch Methode und Eisenhower-Matrix. Beobachte außerdem deine Leistungsphasen und optimiere so deine Aufgabenpriorisierung. Los geht’s!

Quellen: Kenjo, Dehner Academy, Asana, Karrierebibel, Orgahandbuch, Projektmagazin