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Erfolgreiche Integration von ChatGPT: Begeistere dein Team für die Arbeit mit KI

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Erschienen in Mar I 2024 | Künstliche Intelligenz
Level: Beginner

Angst vor der Implementierung von KI im Unternehmen? Wir helfen dir da durch! Wenn du verantwortlich für den Einsatz von KI im Unternehmen (oder in deinem Team) bist, hast du erstmal einen großen Brocken Arbeit vor dir. Denn die Nutzung von KI durch die Mitarbeitenden sollte nicht ohne Regeln und Schulungen vonstattengehen. Gleichzeitig braucht es eine Verhaltensänderung, da sich Prozesse verändern bzw. neue Tools erlernt werden müssen – du bist also mitten im Change-Management. Vermutlich hast du verschiedenste Persönlichkeiten, die du alle unter einen Hut bringen musst: Die einen sind technikaffin und nutzen KIs wie ChatGPT bereits im Arbeitsalltag oder im privaten Raum, die anderen sind neuen Techniken eher skeptisch gegenüber oder fürchten sogar, dass die KI ihnen ihren Arbeitsplatz wegnimmt.
(Spoiler: Besonders um zweitere Gruppe solltest du dich kümmern)
Wir erklären dir heute Schritt für Schritt, wie du deinem Team die Nutzung von ChatGPT näher bringst, damit die Implementierung sinnvoll und anwenderfreundlich erfolgt.

Fangt klein an

Künstliche Intelligenz ist kein kurzlebiger Trend, sondern wird uns langfristig in unserem (Arbeits-) Alltag begleiten. Der Vorteil ist, dass schon kleine, schnell umsetzbare Quick Wins einen Unterschied machen können. Du musst nicht gleich deine gesamte Strategie ändern, um KI sinnvoll in Prozessen einsetzen zu können. Starte mit kleinen Aufgaben wie

  • Schreiben von Social-Media-Captions
  • Verfassen verschiedener Versionen von Meta-Ads-Texten
  • Erstellen von Betreffzeilen für einen A-/B-Test
  • und viele weitere

Angst nehmen

In unserer Online-Marketing-Bubble wissen wir alle mittlerweile, dass KI uns (erstmal) nicht die Jobs rauben wird, sondern dass sie uns bei unserer täglichen Arbeit unterstützen und lediglich die Art und Weise, wie wir arbeiten, verändert.
In vielen anderen Berufsfeldern ist diese Erkenntnis noch nicht angekommen und es gibt unzählige Menschen da draußen, die Angst davor haben, dass KI ihnen ihre Jobs raubt. Diese Angst musst du den Mitarbeitenden nehmen.
Information und Aufklärung sind hier das A und O. Erkläre, wie künstliche Intelligenz zum Erfolg des Unternehmens beitragen kann, welches Zielbild du verfolgst bzw. wie der Einsatz von KI in die übergreifende Vision deines Unternehmens einzahlt. Das “Why” sollte also im Vordergrund stehen und auch beinhalten, wie deine Mitarbeitenden ganz persönlich in ihrem Arbeitsalltag davon profitieren. Erkläre, dass niemand deine Mitarbeitenden durch eine KI ersetzen will. In dieser ersten Phase solltest du Use Cases heraussuchen, in denen KI geholfen hat, besser zusammenzuarbeiten, Zeit einzusparen oder zu besseren Ergebnissen zu kommen. Organisiere beispielsweise eine KI-Fragerunde oder eine Art Q&A-Portal, über die Mitarbeitende ihre Sorgen, Ängste und Fragen anonym einreichen können und anschließend Antworten erhalten. Um alle abzuholen, ist es dabei wichtig, leicht verständliche Sprache zu verwenden und keine komplizierten Fachwörter zu verwenden, bzw. diese erst zu klären. Auf diese Weise führst du die Mitarbeitenden langsam an die KI heran und nimmst ihnen die Angst vor der Nutzung. Teile Erfolgsstorys von Mitarbeitenden selbst, die KI gegenüber schon positiv eingestellt sind und ihre Begeisterung authentisch teilen. Du kannst sie dir wie eine Art interne Influencer:innen vorstellen, die das Thema pushen und innerhalb des Teams positiv aufladen. Durch einen solchen Bottom-up Ansatz erreichst du häufig mehr Akzeptanz, als wenn du das Thema lediglich von oben herab vorgibst.

Erste Schulungen und Workshops durchführen

Der nächste Schritt sollten Workshops sein, in welchen die Mitarbeitenden lernen, wie ChatGPT funktioniert, was mit dem KI-Tool möglich ist und was nicht. Du als Verantwortliche:r solltest dazu bereits Best-Practice- und Übungscases vorbereitet haben, die auf dein Unternehmen zugeschnitten sind. Je nach Größe der Firma bietet es sich an, die Workshops in den einzelnen Abteilungen durchzuführen, um noch spezifischer auf deren Needs einzugehen.
Daneben solltest du den Mitarbeitenden genügend Raum geben, mit ChatGPT zu üben. Motiviere sie dazu, auch bei nicht-arbeitsrelevanten Prozessen (z. B. aus dem privaten Alltag) die Unterstützung von ChatGPT zu suchen. So werden sie sicherer und souveräner im Umgang mit dem Tool und können lernen, welche Art von Eingabe zu Erfolgen führen.

Richtlinien festlegen

Deine Mitarbeitenden sollten eine Vorstellung davon bekommen, wofür sie ChatGPT (und andere KI-Tools) am Arbeitsplatz verwenden dürfen und wofür nicht. Direkt mit den ersten Workshops solltest du einen Leitfaden im PDF-Format herausgeben. Dieser muss nicht sofort perfekt sein, sollte aber die wichtigsten Punkte enthalten. Unter Umständen kann es Monate dauern, bis ein detaillierter Leitfaden zur Nutzung von KI im Unternehmen verfasst wurde. In der Zwischenzeit solltest du nicht ausschließlich auf die Vernunft der Mitarbeitenden setzen, sondern zumindest einmal die Basics klären.
Folgende Risiken im Zusammenhang mit der Nutzung von KI müssen auf jeden Fall im Leitfaden festgehalten werden:

  • Falschinformationen: Künstliche Intelligenzen werden immer besser, dennoch gibt es keine Garantie dafür, dass die ausgegebenen Informationen richtig sind. Mitarbeitende sollten sich immer vor Augen führen, wie KI eigentlich funktioniert: Ganz simpel heruntergebrochen werden Wahrscheinlichkeit berechnet, mit welcher ein bestimmtes Wort auf ein anderes folgt. Nicht mehr und nicht weniger. Informationen sollten immer geprüft werden, bevor sie das Unternehmen verlassen.
  • Qualitativ schlechte Inhalte: Bei der Erstellung von Inhalten sollten sich Mitarbeitende nicht ausschließlich auf ChatGPT verlassen. KI kann einiges an Vorarbeit abnehmen, trotzdem sollte die letzte Instanz immer noch der Mensch sein. Besonders zu Beginn, wenn Nutzer:innen noch nicht die richtigen Prompts gefunden haben, können die Inhalte qualitativ nicht mit von Menschen verfassten Beiträgen mithalten. Auch hier gilt: Inhalte sollten vor der Veröffentlichung immer nochmal geprüft werden.
  • Cyberangriffe: Sensibilisiere deine Mitarbeitenden dafür, dass auch Betrüger und Kriminelle KI nutzen können. Es ist nicht nur wichtig zu wissen, dass man KI selbst anwenden kann, sondern auch, dass andere sie nutzen können, um Schaden anzurichten. Wortwahl, Tonfall und sogar die Stimmen oder das Aussehen, beispielsweise des CEOs eines Unternehmens, können mittlerweile täuschend echt imitiert werden. Zeige Mitarbeitenden, auf welche Hinweise sie achten müssen, um Betrug besser zu erkennen.
  • Datensicherheit: Erkläre deinen Mitarbeitenden, dass ChatGPT auf den eingegebenen Daten trainiert. Deswegen sollten weder sensible unternehmensinterne Daten, noch personenbezogene Daten der Mitarbeitenden oder der Kundinnen und Kunden in ChatGPT eingespeist werden. Zwar gibt es mittlerweile die Möglichkeit, die eigenen Chats von den Trainingsdaten auszuschließen, dennoch ist Vorsicht geboten.
  • KI Bias: ChatGPT sowie andere KI-Tools können ungewollt Vorurteile aus den Trainingsdaten widerspiegeln oder sogar verstärken. Das kann dazu führen, dass ethisch verwerfliche Aussagen getroffen oder (veraltete) Begriffe benutzt werden, die dein Unternehmen so niemals kommunizieren würde. Auch hier gilt wieder die Devise: Überprüft Inhalte, bevor sie veröffentlicht werden. Außerdem solltest du eine Strategie entwickeln, sodass Vorurteile innerhalb der KI abgeschwächt werden.

Kläre Zuständigkeiten

Von Praktikant:innen bis hin zum C-Level: KI wird überall im Unternehmen genutzt. Im zweiten Schritt solltest du einen Center of Excellence (CoE) einrichten. Das ist ein Team aus Mitarbeitenden (idealerweise aus verschiedenen Abteilungen), welches sich intensiver als die anderen mit der Nutzung von KI beschäftigt. Die Personen in diesem Team sind dafür zuständig, allen anderen Mitarbeitenden Unterstützung bei der Nutzung von KI anzubieten. Dazu gehört das Bereitstellen von Informationen und Forschungsergebnissen, das Erarbeiten von Best Practices und das Anbieten von Schulungen sowie das Identifizieren von Prozessen, in denen KI helfen kann, Ziele effizienter zu erreichen.
Diese Mitarbeitenden des CoE sollten gesondert Weiterbildung zur Nutzung von KI im Unternehmen erhalten.

Du brauchst noch mehr Unterstützung? Dann empfehlen wir dir das Seminar KI im Unternehmen mit Dr. Andrea Cornelius.

Einsatzgebiete gemeinsam erarbeiten

Wichtig bei der Einführung von KI ist, dass du deine Mitarbeitenden in alle Prozesse mit einbeziehst – am Ende sind sie nämlich diejenigen, die die KI anwenden sollen.

In weiterführenden Workshops soll jedes Team / jede Abteilung nun ihre Prozesse analysieren und brainstormen, an welchen Stellen sich der Einsatz von KI lohnt und welche Schritte durch die KI erleichtert werden können. Falls gewünscht, können an dieser Stelle entweder Personen aus dem CoE oder sogar externe KI- und Strategie-Berater zu Rate gezogen werden.

Die erarbeiteten Prozesse haltet ihr in Dokumenten fest, auf die alle Mitarbeitenden zugreifen können. Wichtig ist, diese Dokumente editierbar zu machen, damit Kolleginnen und Kollegen Anmerkungen hinterlassen können oder neue Prozesse, die sie während des Jobs erarbeitet haben, hinzufügen können. Ganz nach dem Motto „Sharing is Caring“ sollte jeder vom Wissen der anderen profitieren können.

Faustregel: KI sollte in einen Prozess integriert werden, wenn damit sich wiederholende, anstrengende oder langweilige Aufgaben reduziert werden können und die Arbeit somit erleichtert werden kann.

Allgemein eignet sich ChatGPT für folgende Tasks besonders gut:

  • Recherche: Sammeln und Zusammenfassen von Informationen zu einem bestimmten Thema
  • Ideenfindung: Unterstützung beim Brainstorming mit kreativen Vorschlägen und alternativen Perspektiven
  • Entwerfen: Erstellen von Inhaltsübersichten und Projektumfängen
  • Redigieren: Prüfen auf Rechtschreibung, Grammatik, Konsistenz oder andere Fehler
  • Analyse: Extrahieren wichtiger Erkenntnisse und Muster aus großen Daten- oder Textmengen
  • Zusammenfassen: Zusammenfassen langer Dokumente, Berichte oder Besprechungsnotizen
  • Schulung: Q&A-Unterstützung in Echtzeit für die Entwicklung von Mitarbeiterfähigkeiten
  • Technische Unterstützung: Behebung allgemeiner Probleme und Software-Roadblocks

Klar, ChatGPT kann noch viel mehr. Besonders wenn du dich in der Plugin-Landschaft gut auskennst, gibt es viele weitere Möglichkeiten. Denke aber daran, dass die Anwendung von und der Umgang mit künstlicher Intelligenz Skills sind, die Mitarbeitende erst lernen müssen. Überfordere sie nicht zu früh mit komplizierten Tasks.

CustomGPTs vorstellen

Wenn sich alle Mitarbeitenden sicher im Umgang mit ChatGPT fühlen, kannst du damit beginnen, verschiedene CustomGPTs vorzustellen. Vermutlich werden je nach Team oder sogar je nach Person unterschiedliche CustomGPTs benötigt. Ermutige deine Mitarbeitenden dazu, auf dem aktuellen Stand zu bleiben und sich zu informieren, wenn es neue CustomGPTs für ihren Tätigkeitsbereich gibt. Die KI-Verantwortlichen sollten ebenfalls stets auf dem neuesten Stand sein, um Fragen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter beantworten zu können.

Prozesse kontinuierlich verbessern

Einmal implementiert ist die Arbeit keineswegs getan: ChatGPT und künstliche Intelligenz entwickelt sich so rasant weiter, dass du gefühlt jeden Tag neue Tools und Prozesse einführen könntest. Natürlich müssen deine Mitarbeitenden nicht über jede kleine Entwicklung Bescheid wissen. Dennoch solltest du Ressourcen zusammenstellen, mit denen sie sich über aktuelle Entwicklungen informieren können.

Prozesse sollten von Zeit zu Zeit hinterfragt werden. Besonders bei der ersten Implementierung sollte nach einer vorher festgelegten Frist analysiert werden, ob der gewünschte Effekt eingetreten ist.

Fazit

Alle Mitarbeitenden sollten an der Einführung von künstlicher Intelligenz im Unternehmen teilhaben. Als Verantwortliche:r solltest du es vermeiden, Entscheidungen komplett alleine zu Treffen und die Kolleginnen und Kollegen vor vollendete Tatsachen zu stellen. Am Ende wird die KI nämlich den Arbeitsalltag der Mitarbeitenden verändern, weswegen sie ein Recht darauf haben, diese Veränderung mitzugestalten.
Behalte immer im Hinterkopf, dass die technische Affinität von Personen variiert. Menschen, die sich weniger gut mit Technik auskennen, benötigen eine andere Heranführung an das Thema, als beispielsweise Kolleginnen und Kollegen aus der IT.

Nutze die Chancen, die KI dir bieten kann und verschließe dich nicht davor, nur weil du initial mehr Arbeit in die Sache stecken musst. Langfristig gesehen wird es sich lohnen und wer jetzt nicht in den Einsatz von künstlicher Intelligenz investiert, wird früher oder später vermutlich von der Konkurrenz abgehängt.