Diese Aufgaben im Social Media kannst du automatisieren

Social Media: Welche Aufgaben kannst du automatisieren – und welche solltest du persönlich erledigen?

„Ich bin Social Media Manager, natürlich bin ich Content Creator, Copywriter, Video Editor, Marketing Stratege und Schauspieler in einem.“

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Wenn du mit diesen Videos relaten kannst, dann bist du sicher auch Social Media Manager:in. Das Klischee lautet: Social Media Manager:innen hängen den ganzen Tag auf Social Media rum, sind oberflächlich, ständig auf Reisen und nur an Themen wie Beauty und Lifestyle interessiert. Oftmals wird davon ausgegangen, dass das Posten von Inhalten total einfach und schnell geht und der Rest der Arbeitszeit einfach nur durch Instagram und TikTok gescrollt wird.

Die Realtiät sieht aber ganz anders aus.

Social Media Manager:innen entwickeln Strategien, kreieren durchdachte Posts und ganze Serien, schneiden Videos, recherchieren Trends und werten Beiträge aus. Auch sie müssen KPIs erreichen, Vorgaben erfüllen und am Ende an die Chefetage reporten. Oftmals arbeiten Social Media Manager:innen auch nach Feierabend noch, um Nachrichten und Kommentare zu beantworten, Trends zu finden oder passende Influencer:innen zu scouten.

Social Media ist ein vielseitiger aber auch zeitaufwendiger Job. Automatisierungen können einiges an Zeit einsparen, um mehr Ressourcen für Aufgaben zu schaffen, die tatsächlich menschliches Denkvermögen und Kreativität verlangen.

Wir wollen dir heute auf Basis eines Artikels von Sprout Social erklären, welche Social Media Tasks du guten Gewissens automatisieren kannst, und wo du lieber manuell Hand anlegen solltest.

Das Dilemma im Social Media Marketing

Social-Media-Manager:innen stehen vor einer paradoxen Herausforderung: Von ihnen wird erwartet, dass sie mit weniger Zeit mehr erreichen.

Sprour Social hat einen Bericht zur Produktivität im Social Media Marketing veröffentlicht, der dieses Dilemma bestätigt. Knapp die Hälfte der befragten Social Media Manager:innen geben an, dass sie manchmal oder selten genügend Zeit haben, um alle ihre Aufgaben (zufriedenstellend) zu erledigen.

Aus dem Bericht geht ebenfalls hervor, dass es eine enorme Belastung durch händische, teilweise repetitive Aufgaben gibt, die viel Zeit in Anspruch nehmen und damit die Ressourcen für kreatives Arbeiten verkürzen. Die meiste Zeit wird dabei für das Erstellen von Inhalten und für Freigabe- und Genehmigungsverfahren verbraucht. Zeit für strategische Planung und Datenanalyse bleibt da kaum Zeit ürbig. Viele der Befragten geben außerdem an, dass sie gerne mehr Zeit für die Beantwortung von Kundenanfragen hätten – ein unverzichtbarer Bestandteil eines guten Kundenerlebnisses.

Die Lösung? Social-Media-Suiten wie Sprout Social, Hootsuite, Social Pilot oder swat.io. können einen gewissen Arbeitsaufwand abnehmen. Diese Tools automatisieren alltägliche Aufgaben, brechen Arbeitsabläufe auf das Wesentliche herunter und bieten umfassende Analysen, um sicherzustellen, dass du die Zeit (und die mentale Kraft) dazu hast, dich auf Bereiche zu konzentrieren, die mehr Aufmerksamkeit benötigen.

Tägliche Aufgaben von Social Media Manager:innen

Hauptaufgabe von Social Media Managerinnen und Managern ist es, den Einfluss, den die eigene Marke online hat, zu stärken und die Anzahl und Qualität der Interaktionen der Follower:innen zu erhöhen. Um das zu erreichen haben sie im täglichen Arbeitsalltag folgende Aufgaben:

• Kommentare und Nachrichten auf allen Plattformen beantworten
• Markennennungen sowie relevante Keywords und Hashtags beobachten
• Ansprechende Inhalte kuratieren und erstellen
• Beiträgen für den nächsten Tag, die nächste Woche oder den nächsten Monat planen
• Metriken zur Leistungsmessung analysieren
• Inhaltsideen brainstormen
• Trendinhalten recherchieren
• Bezahlte Werbekampagnen in sozialen Medien verwalten
• An relevanten Branchendiskussionen teilnehmen
• Krisenkommunikation (falls erforderlich)

Das große Ganze: Weitere Aufgaben eines Social Media Managers

Die oben genannten Aufgaben sind daily business im Alltag von Social Media Manager:innen und stellen sozusagen die Mindestanforderungen dar. Wer seinen Job aber wirklich gut machen will, hat zusätzliche Aufgaben, die sich eher auf einem Macro-Level bewegen und die über die täglichen ToDos hinausgehen.

Zu den weiteren Aufgaben von Social Media Manager:innen gehören folgende:

Social-Media-Strategie umsetzen und entwickeln

Die Social Media Strategie hat zum Ziel, den ROI zu erhöhen und auf das Erreichen der Unternehmensziele einzuzahlen. Das kann nur gelingen, wenn eine ausgeklügelte Social-Media-Strategie entwickelt wurde. Dafür fallen folgende Aufgaben an:

• Umfassendes Audit der Social-Media-Präsenz des Unternehmens durchführen
• Social-Media-Präsenz der Wettbewerber analysieren
• Klare Ziele definieren, die mit den allgemeinen Geschäftszielen übereinstimmen
• Einen Content-Plan oder -kalender erstellen, der Formate, Themen, Ziele und Veröffentlichungszeitpunkte enthält
• Richtlinien für die Markensprache, die visuelle Identität und das Auftreten der Marke auf digitalen Kanälen festlegen

Leistung der Social-Media-Aktivitäten reporten

Um den ROI deiner Social-Media-Aktivtäten bewerten zu können, hältst du relevante Leistungsmetriken stets im Blick. So identifizierst du Inhalte und Kanäle, die bei deiner Zielgruppe besonders gut ankommen. Mithilfe der KPIs kannst du dein Budget bei Führungskräften rechtfertigen. Folgende Aufgaben sind zu erledigen, um aussagekräftige Berichte über die Social-Media-Aktivitäten zu erstellen:

• Performance mit Wettbewerbern und Benchmarks vergleichen, um Verbesserungs- und Differenzierungsmöglichkeiten zu identifizieren
• Daten nach Kanal, Inhaltstyp, Kampagne und demografischen Merkmalen der Zielgruppe segmentieren, um detaillierte Erkenntnisse zu gewinnen
• Daten in Diagrammen, Grafiken und Dashboards visualisieren, um den Stakeholdern gewonnene Erkenntnisse verständlich darzulegen
• Handlungsempfehlungen auf der Grundlage der Erkenntnisse formulieren

Mit anderen Teams und Abteilungen zusammenarbeiten

Um Kampagnen zu entwickeln, arbeiten Social Media Manager:innen intensiv mit anderen Abteilungen und Teams zusammen, beispielsweise mit der Produktentwicklung oder dem Vertrieb. Der Wissensaustausch ist wichtig, um ansprechende und authentische Inhalte zu erstellen, die zu den gewünschten Ergebnissen führen. Folgende Aufgaben fallen im Rahmen einer erfolgreichen Zusammenarbeit an:

• Beziehungen zu den Bereichen Marketing, Vertrieb, Produkt und Kundendienst aufbauen
• Regelmäßige Treffen organisieren, um Erkenntnisse auszutauschen, Prioritäten zu diskutieren und Möglichkeiten der Zusammenarbeit zu besprechen
• Inhalte koordinieren, erstellen und verbreiten, um die Reichweite und Wirkung zu maximieren.

Akzeptanz und Unterstützung durch die Interessengruppen sicherstellen

Um die benötigten finanziellen und personellen Ressourcen zu erhalten, die benötigt werden, musst du dich mit verschiedenen Interessensgruppen gut stellen. Es gehört zu deinen Aufgaben, andere davon zu überzeugen, dass Social Media einen Mehrwert für das Unternehmen bringt. Du solltest wichtige Entscheidungsträger:innen auf deine Seite ziehen und ihnen logisch erklären, wie Social Media helfen kann, die Unternehmensziele zu erreichen. Konzentrieren dich dabei auf Top-Down-Initiativen:

• Überzeugenden Business Case erstellen, der die potenziellen Auswirkungen von Social Media auf wichtige Kennzahlen wie Markenbekanntheit, Lead-Generierung und Kundentreue zeigt
• Kommunikation und das Messaging anpassen, sodass sie auf die individuellen Prioritäten, Ziele und Probleme der einzelnen Stakeholder eingehen
• Stakeholder kontinuierlich über Branchentrends, bewährte Verfahren und neue Möglichkeiten aufklären

Diese Aufgaben des Social Media Managers auf der Makroebene prägen die soziale Präsenz deiner Marke. Sie ist wichtig, da sie oft der erste Kontaktpunkt für Kundinnen und Kunden ist.

Was kann ich automatisieren?

Viele der oben genannten Aufgaben erfordern emotionale sowie kreative Intelligenz. Diese beiden Faktoren können Technik und künstliche Intelligenz nicht ersetzen. Die Zusammenarbeit mit anderen Teams wird sich nicht so einfach durch KI ersetzen lassen, genauso wie das Erstellen ansprechender Grafiken oder das beantworten komplexer Nachrichten oder sogar Beschwerden.

Um Aufgaben zu automatisieren und Social Media Marketing effizient zu betreiben, solltest du eine Social-Media-Suite verwenden. Das sind leistungsstarke Tools, die dich in jedem Bereich deiner Social-Media-Strategie unterstützen können. Leider sind sie oft mit hohen Kosten verbunden. Falls du kein großes Budget zur Verfügung hast, gibt es auch kleinere Tools, die oftmals nur einen bestimmten Aufgabenbereich abdecken.

Leistungsstarke Social Media Suiten

Hootsuite: Hootsuite ist eine bekannte Option, wenn du dich für ein Social Media Tool entscheiden willst. Du hast die Möglichkeit, über 35 verschiedene Social-Media-Plattformen zu bespielen. Neben den gängigen Funktionen wie das Vorplanen von Posts oder dem Monitoring von Markenerwähnungen verfügt Hootsuite über einen sehr ausführlichen Analysebereich. Dieser hilft dir, deine Zielgruppe besser zu verstehen und gezielt Inhalte zu veröffentlichen. Du kannst Hootsuite 30 Tage kostenlos testen.

Swat.io: Swat.io ist ein Unternehmen mit Sitz in Österreich und auch das Hosting befindet sich innerhalb der Europäischen Union, was das Tool Datenschutztechnisch interessant macht. Swar.io bietet umfassende Funktionen für Social-Media-Management, -Analyse und -Monitoring sowie Customer Service. Preislich befindet sich das Tool eher im günstigeren Bereich. Du kannst Swat.io 21 Tage kostenfrei testen.

Social Pilot: Bei Social Pilot handelt es sich um ein sehr mächtiges Tool, das über 200 verschiedene Plattformen vereint. Dennoch ist es im Vergleich zu den anderen Tools relatuv günstig, weswegen es sich auch für kleine Unternehmen eignet. Dank einer Bulk-Posting-Funktion kannst du einen Post mit nur einem Klick auf verschiedenen Plattformen veröffentlichen. Social Pilot bietet eine 14-tägige kostenfreie Testversion an.

Sprout Social: Sprout Social ist wohl das umfangreichste Social Media Tool, hat aber auch seinen Preis. Zudem hat es nicht so viele Schnittstellen zu Social-Media-Plattformen, wie manch anderes Tool. Sprout Social hat auch hervorragende Funktionen für Influencer Marketing und ist eine der besten Plattformen zum Koordinieren und Delegieren von Aufgaben.

Buffer: Buffer eignet sich sehr gut für Agenturen, da sich auch mehrere verschiedene Konten einfach aber gut getrennt voneinander verwalten lassen. Buffer hat ein sehr starkes Analysetool und Bewertungen haben gezeigt, dass die Nutzeroberfläche sehr leicht und intuitiv zu bedienen ist. Buffer ist vergleichsweise günstig, es gibt sogar eine Free-Version (die natürlich nur eingeschränkte Funktionen besitzt). Alle anderen Stufen bieten eine 14-tägige Testphase.

KI- und Automatisierungstools können dir dabei helfen, bei bestimmten Aufgaben Zeit zu sparen, die du an anderer Stelle wieder investieren kannst. Über die Hälfte der Befragten aus dem Social Media Productivity Report, die KI-Tools zur Automatisierung nutzen, geben an, dass sie dank der Nutzung der Tools endlich genügend Zeit für alle ihre Aufgaben haben. Viele dieser Tools sind direkt in die Social Media Suiten integriert.

Aber woher weißt du, welche Tasks du automatisieren kanns und welche besser händisch und mit menschlichem Zutun erledigt werden? Die folgende Checkliste hilft dir, Prioritäten zu setzen:

Aufgaben, die sie gut automatisieren lassen

Sich wiederholende, zeitaufwändige Aufgaben in den sozialen Medien, die keine persönliche Ansprache erfordern, sind erstklassige Kandidaten für die Automatisierung. Im Folgenden stellen wir die Aufgaben vor, bei denen Automatisierung helfen kann:

Inhalte veröffentlichen

• Hier ein Authentifizierungscode, da ein vergessenes Passwort: Das tägliche Ein- und Ausloggen auf Plattformen nimmt viel Zeit in Anspruch. Diese kannst du umgehen. Social Media Suiten bieten dir das sogenannte „Bulk Posting“. Sie haben direkte Schnittstellen zu den meisten Social-Media-Plattformen, sodass du deine Beiträge nicht mehr direkt auf den Plattformen, sondern aus dem Tool heraus posten kannst.
  Idealerweise hast du einen Redaktionsplan, der den Content für die nächsten Wochen und Monate vorgibt. Du kannst dir einen Tag im Monat nehmen, um die Beiträge für die nächsten 30 Tage einzuplanen und hast damit nicht täglich den Aufwand, Posts veröffentlichen zu müssen.
• Dein Social Media Tool kann den besten Zeitpunkt für die Veröffentlichung deine Beiträge ermitteln und sie dynamisch zu diesem Zeitpunkt posten. Die KI sorgt dafür, dass Erkenntnisse von aktuellen Postings in die nächsten Berechnungen einfließen.

LinkedIn-Leads sammeln

• Einige Tools haben die Möglichkeit, auf Basis von Kommentaren automatisch Nachrichten bei LinkedIn zu versenden. Sicher hast du das auch schon gesehen: „Kommentiere mit `Keyword`um weitere Informationen zu erhalten“. Wenn du den Post dann mit „Keyword“ kommentierst, wird eine automatische Nachricht mit weiteren Informationen oder einem Link zu einem Dokument an dich versendet. Für den Verfasser oder die Verfasserin des Posts ist dies eine optimale Möglichkeit, um automatisch Personen zu erreichen, die an einem bestimmten Thema interessiert sind und mit denen sie sich anschließend vernetzen können.

Community Management

• Bestimmte KI-Mechanismen können die Stimmung von eingehenden Nachrichten und DMs erkennen. Nachrichten mit hoher Dringlichkeit (beispielsweise Beschwerden oder zeitkritische Fragen) können so schneller identifiziert und priorisiert werden.
• Generative KI-Tools wie ChatGPT können deine Servicekräfte dabei unterstützen, Antworten zu formulieren. Mit einem gut trainierten CustomGPT können sie Antworten auf Nachrichten verfassen lassen, ohne dass viel Nachbesserungsbedarf nötig. Das Hilft vor allem bei „leichten“ Anfragen und schafft Ressourcen frei für schwierigere Fälle.
• Das Vorfertigen von Textbausteinen, die bei bestimmten Fragen eingesetzt werden, kann ebenfalls enorm viel Zeit sparen. Dazu brauchst du nicht mal ein Tool. Google Sheets tut es genauso. Stelle nur sicher, dass alle Mitarbeitende Zugriff haben und dass die Datei gut durchsuchbar ist.
• Der Einsatz von Plattform-internen oder externen Chatbots kann ebenfalls dabei helfen, Nachrichten Zeitnah zu beantworten, was besonders außerhalb der Geschäftszeiten von Vorteil ist.
• Mithilfe von Keyword-Filtern können Nachrichten automatisch zugewiesen werden. Je nach Zuständigkeit erhalten dann Personen z. B. direkt alle Nachrichten zu „Produkt X“ oder „Retouren“. So sparst du dir das initiale Zuordnen der Nachrichten im Postfach.

Berichterstattung

• Lasse dir benutzerdefinierte Berichte erstellen. Statt mühsam alle KPIs aus den Analyse-Bereichen der einzelnen Plattformen herauszusuchen, kannst du dir alle relevanten Metriken in einem Bericht anzeigen lassen. So behältst du den vollen Durchblick und kannst den Erfolg deiner Aktivitäten plattformübergreifend besser einschätzen.
• Die Leistungen deiner Wettbewerber kannst du ebenfalls in benutzerdefinierten Berichten überwachen.
• Die meisten Social Media Tools verfügen über automatische Dokumentation der Arbeitsschritte. Damit machst du deinem gesamten Team das Leben leichter, da einzelne Arbeitsschritte nicht händisch dokumentiert werden müssen.

Influencer-Marketing

• Intelligente Filter identifizieren Influencer:innen und Creator:innen, deren Profile zu deiner Marke passen. So sparst du dir die stundelange Suche auf verschiedenen Plattformen nach geeigneten Kooperationspartner:innen.

Social Media Monitoring

• Beim Social Media Monitoring ist Automatisierung fast schon Pflicht. Ansonsten verbringst du schnell den ganzen Tag nur damit, in den sozialen Netzwerken zu surfen und verlierst dabei wahrscheinlich den Fokus. Monitore mithilfe von Tools, wie online über deine Marke und deine Themen gesprochen wird und reagiere darauf. Zudem kannst du Warnmeldungen auf spezielle Keywords einrichten, um auf besonders kritische Erwähnungen möglichst schnell reagieren zu können. Das reduziert den Aufwand für manuelle Überwachung.
• Nutze generative KI, um Inspiration für neue Themen und Beiträge zu erhalten. Zwar müssen diese Beiträge immer noch weiterentwickelt werden, für ein initiales Brainstorming sind Tools wie ChatGPT dennoch gut zu gebrauchen.

Werbeanzeigen

• Im Meta Werbeanzeigenmanager kannst du Regeln definieren, um dir auch hier Aufwand beim Monitoring zu sparen. Beispielsweise kannst du Kampagnen automatisch pausieren, wenn die Interaktionsrate einen bestimmten Wert unterschreitet oder das Budget einer Kampagne erhöhen, wenn ein bestimmter ROAS erzielt wird

Achtung bei Bots, die automatisch Likes oder Kommentare verteilen. Diese Praktik mag zwar zunächst attraktiv klingen, verstößt aber gegen die Richtlinien der meisten Plattformen. Außerdem sind solche Aktivitäten nicht nachhaltig, da die Bots Kommentare und Likes in der Regel willkürlich verteilen, ohne auf den Inhalt oder die Thematik des Inhalts zu achten.
Ebenso solltest du die Finger von Tools lassen, die dir automatisches Followerwachstum versprechen. Auch das verstößt gegen die Richtlinien der Plattformen. In der Regel handelt es sich dabei um irrelevante Fake-Accounts, die nicht mit deinen Inhalten interagieren und in den meisten Fällen von den Plattformen selbst wieder gelöscht werden.

Was du nicht automatisieren solltest

Es gibt einige Aufgaben, die menschliches Zutun erfordern. Besonders wenn kreative oder emotionale Intelligenz erforderlich ist, kommen Automatisierung und KI schnell an ihre Grenzen. Folgende Dinge solltest du selbst angehen:

• Beschwerden und komplexe Nachrichten oder DMs sollten keiner Maschine überlassen werden. Die Menschen merken, wenn sie sich mit einer KI „unterhalten“ und werden nur noch wütender.
• Den Kontakt zu Influencer:innen, Markenbotschafter:innen oder auch besonders loyalen Kundinnen und Kunden solltest du persönlich pflegen.
• Zwar kannst du deine Marke monitoren und so auf Markennennungen aufmerksam werden, das Posten von solchen Reviews oder auch User Generated Content solltest du aber lieber selbst vornehmen.
• Das Durchführen von Social-Media-Audits sollte nicht der KI überlassen werden.
• Zur initialen Erstellung von Personas kann KI hilfreich sein. Wenn du allerdings starke und detailreiche Personas für dein Unternehmen formulieren möchtest, musst du viel Hirnschmalz investieren: Interviews mit Kundinnen und Kunden durchführen, Daten interpretieren und sie in den richtigen Kontext setzen.
• Das Formulieren von ambitionierten aber erreichbaren Zielen solltest du ebenfalls nicht der KI überlassen.
• KI kann zwar Daten analysieren und aufbereiten, dennoch hast du danach die Aufgabe, diese Daten zu Interpretieren und Handlungsmaßnahmen abzuleiten.
• Wir würden außerdem dazu raten Beiträge nicht komplett von KI zu generieren und anschließend posten zu lassen. Posts sollten immer nochmal durch eine Person überprüft und ggf. geändert und angepasst werden. Anderenfalls kann es passieren, dass die künstliche Intelligenz ein „Eigenleben“ entwickelt und Inhalte postet, die nicht mit deinen Unternehmenswerden übereinstimmen. Im Schlimmsten Fall kann dir hier ein riesiger Shitstorm drohen.

Zu guter Letzt: Mithilfe von KI- und Automatisierungstools (z. B. ChatGPT und Zapier) lassen sich auch außerhalb von Social Media Suiten einige Prozesse automatisieren, vor allem solche zur Content-Erstellung. Um die Tools richtig zu „verbinden“ und geeignete Automatisierungen aufzusetzen, braucht es etwas Übung und einiges an Trial-and-Error. Dann sind hier aber großartige Möglichkeiten gegeben. Beispielsweise könntest du über eine Integration von ChatGPT und Zapier jedes Mal, wenn du einen Blogartikel veröffentlichst, direkt die Caption für einen dazugehörigen Social-Media-Beitrag erstellen und sie in den Redaktionsplan einfügen lassen.

Weitere Quellen: swat.io, Hootsuite, Trend View